Leistung
Prozessautomatisierung: Abläufe verbinden, Handarbeit abschaffen
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe zwischen Ihren Systemen – vom Rechnungseingang bis zum Datenabgleich zwischen ERP und CRM. Am liebsten als eigene, schlanke Software, die Ihnen gehört. Und dort, wo es für Sie besser passt, auch mit etablierten Automatisierungsplattformen.
Prozess besprechenWo Zeit und Geld zwischen den Systemen verloren gehen
In vielen Unternehmen arbeiten die einzelnen Systeme gut – nur nicht miteinander. Daten werden aus einem Programm exportiert, in Excel aufbereitet und in ein anderes übertragen. Rechnungen wandern per E-Mail von Postfach zu Postfach, Freigaben hängen an einzelnen Personen. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und macht Abläufe schwer nachvollziehbar.
Automatisierung löst das – wenn sie auf einem soliden Fundament steht. Schnelle Lösungen auf Basis von Klick-Plattformen wachsen oft unkontrolliert, verursachen laufende Lizenzkosten und machen Sie vom Anbieter abhängig. Wir setzen deshalb bevorzugt auf Individualentwicklung über saubere Schnittstellen: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Abläufe, Ihre Daten und Ihre Kosten.
Nicht jeder Ablauf braucht KI. Die meisten Prozesse lassen sich mit klaren Regeln zuverlässiger und günstiger abbilden. KI ergänzen wir nur dort, wo unstrukturierte Inhalte wie E-Mails oder Dokumente verarbeitet werden müssen.
Was wir für Sie umsetzen
Systemintegration
Wir verbinden ERP, CRM, Shop, Buchhaltung, DMS und Fachanwendungen über ihre Schnittstellen – mit Datenabgleich in Echtzeit oder in festen Intervallen.
Workflows und Freigaben
Mehrstufige Abläufe mit Zuständigkeiten, Fristen, Eskalationen und Freigaben werden digital abgebildet – nachvollziehbar und lückenlos protokolliert.
Dokumenten- und Belegflüsse
Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Aufträge werden erfasst, geprüft, zugeordnet und an die richtigen Systeme weitergegeben. Wo nötig, liest KI unstrukturierte Dokumente aus.
Plattformen nach Wunsch
Bevorzugen Sie eine Automatisierungsplattform, setzen wir auch auf n8n, Make oder Microsoft Power Automate – bei n8n auf Wunsch selbst gehostet auf Ihren Servern.
Typische Anwendungsfälle
Rechnungseingang
Rechnungen aus dem Postfach werden erfasst, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, zur Freigabe vorgelegt und an die Buchhaltung übergeben.
Auftragsabwicklung
Bestellungen aus Shop, E-Mail oder Portal landen ohne Abtippen im ERP; Auftragsbestätigung und Versandinformation gehen automatisch an den Kunden.
Stammdaten und Synchronisation
Kunden-, Artikel- und Preisdaten bleiben zwischen ERP, CRM und Shop konsistent – ohne doppelte Pflege und widersprüchliche Stände.
Berichte und Kennzahlen
Zahlen aus verschiedenen Systemen werden regelmäßig zusammengeführt und als Bericht oder Dashboard bereitgestellt, statt sie monatlich von Hand zusammenzutragen.
Unabhängigkeit statt Plattform-Lock-in
Automatisierung ist eine langfristige Investition. Deshalb gestalten wir sie so, dass Sie jederzeit die Kontrolle behalten – unabhängig davon, mit wem Sie in Zukunft zusammenarbeiten.
- Der Quellcode gehört Ihnen und ist vollständig dokumentiert
- Offene Standards und Schnittstellen statt proprietärer Bausteine
- Betrieb in Ihrer Infrastruktur oder bei einem Hoster Ihrer Wahl – auch in Deutschland
- Keine nutzungsabhängigen Lizenzkosten pro Ablauf oder Ausführung
- Bei Plattformlösungen: Export- und Ausstiegsszenario von Anfang an mitgedacht
So gehen wir vor
1. Prozess aufnehmen
Wir schauen uns den Ablauf mit den Beteiligten an, erfassen Systeme, Ausnahmen und Aufwände und identifizieren, wo sich Automatisierung am meisten lohnt.
2. Lösungsweg festlegen
Gemeinsam entscheiden wir: Individualentwicklung, Plattform oder eine Kombination – mit transparenter Betrachtung von Aufwand, laufenden Kosten und Abhängigkeiten.
3. Schrittweise umsetzen
Wir beginnen mit dem Teil, der den größten Nutzen bringt, testen mit echten Vorgängen und erweitern die Automatisierung Schritt für Schritt.
4. Betreiben und überwachen
Monitoring, Fehlerbenachrichtigung und Protokolle sorgen dafür, dass Probleme auffallen, bevor sie Ihr Tagesgeschäft beeinträchtigen – und wir passen Abläufe an, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Warum Individualentwicklung statt einer Automatisierungsplattform?
Plattformen sind schnell eingerichtet, verursachen aber laufende Lizenzkosten und binden Sie an den Anbieter. Mit wachsender Zahl von Abläufen werden sie zudem schnell unübersichtlich. Eigene Software über saubere Schnittstellen ist planbarer, gehört Ihnen und lässt sich langfristig weiterentwickeln. Wenn eine Plattform für Sie besser passt, setzen wir sie aber gern ein.
Mit welchen Plattformen arbeiten Sie?
Unter anderem mit n8n, Make und Microsoft Power Automate. n8n lässt sich auf Ihren eigenen Servern betreiben, was beim Datenschutz Vorteile bringt. Welche Lösung passt, hängt von Ihren Systemen, Ihrem Team und Ihren Anforderungen ab.
Was ist mit Systemen, die keine Schnittstelle haben?
Auch dafür gibt es Wege – etwa über Datenexporte, Datenbankzugriffe, E-Mail-Schnittstellen oder eine eigene kleine Anbindung. Bildschirmbasierte Automatisierung (RPA) setzen wir nur als letzte Option ein, weil sie bei jeder Oberflächenänderung bricht.
Brauchen wir dafür KI?
In den meisten Fällen nicht. Die meisten Abläufe lassen sich mit klaren Regeln zuverlässiger und günstiger automatisieren. KI ergänzen wir dort, wo unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden müssen – zum Beispiel beim Auslesen von Rechnungen oder dem Einordnen von E-Mails.
Wie schnell rechnet sich eine Automatisierung?
Das hängt davon ab, wie häufig ein Ablauf vorkommt und wie viel Handarbeit er heute erfordert. Wir schätzen den Nutzen bei der Prozessaufnahme ab und beginnen mit dem Teil, der sich am schnellsten bezahlt macht.
Welcher Ablauf kostet Sie heute die meiste Handarbeit?
Beschreiben Sie uns einen Prozess, der Ihnen Zeit raubt. Wir zeigen Ihnen, wie er sich automatisieren lässt – und was es kostet.